المشتريات والمخازن

مهام ادارةشئون المشتريات والمخازن

أن قطاع الإدارة العامة للمشتريات والمخازن ينقسم إلى

( إدارة المشتريات – إدارة المخازن – إدارة الرقابة على المخزون السلعي )

ويعتبر من أهم القطاعات التي تقدم خدماتها في كافة الأجهزة الحكومية ووحدات الجهاز الإداري هو قطاع المشتريات والمخازن والتي ينظمها قانون المناقصات والمزايدات رقم 89 لسنة 1998 ولائحته التنفيذية والذي نظم العمل في هذا القطاع وحدد مسئولياته واختصاصاته وفقاً للقواعد والمواد الواردة في القانون ولائحته التنفيذية الذي تم تعديله بالقانون رقم 182 لسنة 2018

من أهم الإنجازات التي حققت في مجال المناقصات والمزايدات في فترة زمنية وجيزة

هو وضع أعلى مستويات الإنصاف والعدالة وتعزيز وترسيخ قيم الشفافية والعدالة والنزاهة وتحقيق مبدأ تكافؤ الفرص والذي يهدف إلى حماية المال العام ومنع تأثير المصالح الشخصية على إجراءات المناقصات والمشتريات وتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة الإقتصادية بأسعار تنافسية وتشجيع النزاهة والقدرة التنافسية والتعامل المنصف وإتاحة الفرص المتكافئة لجميع المقاولين والموردين وكذا الإشراف على المناقصات من أجل التأكد من أن جميع الإجراءات المصاحبة لعملية الطرح وتقييم العطاءات واختيار العطاء والإرساء عليه تتم وفق أحكام قانون تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية. - تم تنفيذ الشراء المركزي بالإدارة العامة للمشتريات والمخازن لتلبية جميع احتياجات إدارة الجامعة ووحداتها المختلفة (قطاع التعليم) وذلك لطرح مناقصة عامة لشراء أثاثات لإدارة الجامعة والكليات والوحدات التابعة لها وكذا مناقصة عامة لشراء أجهزة وخلافة وما يلزم من إجراءات وموافقات ضرورية لعملية الطرح وكان من نتاج الشراء المركزي الإيجابية أنه تم الحصول على منتج جيد وأسعار لجميع الأصناف المطروحة. - الحصول على الموافقات اللازمة للشراء بالنسبة لقطاع المستشفيات والمدن الجامعية والكليات وخلافه.
- إلقاء المحاضرات في مجال الشئون المالية والمشتريات والمخازن بوحدة التطوير.
? مهام إدارة الرقابة على المخزون السلعي
دراسة الاحتياجات الفعلية واحتساب معدلات الاستهلاك لكل صنف بالكمية والقيمة بالاشتراك مع الجهات الفنية المختصة والقيام باجراءات التفتيش والجرد السنوي والدوري والاحتفاظ بسجلات مراقبة المخزون كمية وقيمة وإعداد الاحصائيات والبيانات اللازمة لمتابعة ورقابة المخزون السلعي وإيضاح أسباب ركوده ومتابعة تنفيذ أوامر الشراء والمراقبة الموضوعية والإشراف على النواحي الفنية بالنسبة لشئون المخازن وحفظ الأصناف وتحديد المخزون السلعي الراكد وتصنيفه وتبويبه لبحث إمكانية إستخدامه قبل شراء أصناف جديدة والرقابة على الكليات والإشتراك معها بلجان بيع الراكد و القيام ببيع ورق الدشت الناتج عن تشغيل المطبعة وعمل حصر بالسيارات الحكومية وإرسال البيان للهيئة العامة للخدمات الحكومية لتحديد المخزون السلعي الراكد وتصنيفه لبحث إمكانيه استخدامه قبل شراء أصناف جديدة. أما بالنسبة لإدارة المخازن - تنظيم المخازن بشكل يسهل التعرف على مكان تخزين كل مادة وترقيم أماكن التخزين. - مراقبة إستمرارية صلاحية المواد المخزونة واتخاذ الاجراءات الضرورية للإستفادة القصوى منها قبل انتهاء صلاحيتها. ?

  أولاً: تمويل المخازن: يقوم أمناء المخازن بإعداد تقديرات باحتياجات المخازن وفق خطة مدروسة حيث يراعي توفير الرصيد الكافي لحاجة العمل طوال العام.

 ثانياً: استلام الأصناف وفحصها: - يقوم أمين المخزن باستلام الأصناف بصفة مبدئية ويقوم بالتوقيع على إشعار بتسليم الصادر من المورد مع الإحتفاظ بصورة منه وتعتبر في عهدة أمين المخزن ولا يجوز الصرف منها أو التصرف فيها قبل إتمام إجراءات الفحص.

 - تشكل لجنة لفحص واستلام الأصناف الموردة برئاسة رئيس المخازن أو من ينوب عنه وعضوين أحدهما من موظفي الجهة الطالبة

ويستلزم الأمر أن تضم اللجنة عضو فني أو أكثر..

 ثالثاً: إجراءات فحص الأصناف:

- تقوم اللجنة بعمل جميع الإجراءات اللازمة لمعاينة الأصناف وفحصها والتأكد من صلاحيتها ومن مطابقتها للمواصفات المحددة في كراسة الشروط وتحدد اللجنة النسبة المئوية للفحص واختيار العينات بحيث تكون ممثلة للأصناف المطلوب فحصها.

- تقوم اللجنة بعمل محضر لجنة الفحص متضمناً ما قررته اللجنة من قبول أو رفض للأصناف كلها أو بعضها على أن يوقع هذا المحضر من قبل أعضاء اللجنة ويعتمد من الرئيس المباشر. - يقوم أمين المخزن بفرز الأصناف التي تقرر قبولها عن تلك التي تقرر رفضها.

 - يقوم أمين المخزن بإرسال إخطار للمورد يتضمن فيه أسباب رفض الأصناف وتكليفه بنقل الأصناف المرفوضة من المخزن وتوريد مواد جديدة بالأصناف المطلوبة وبنفس الأسعار

. - في حالة تأخر المورد عن استلام السلع والمواد المرفوضة يتم إشعاره بكتاب مسجل بعلم الوصول لإستلام الأصناف خلال أسبوعين من تاريخه يوضح فيه عدم تحمل المسئولية لحدوث أي أضرار للأصناف نتيجة تأخر الاستلام في خلال الموعد المحدد.

 - يقوم أمين المخزن بتسجيل كمية الأصناف في السجلات الخاصة به.

? رابعاً: تسجيل الأصناف بدفاتر الشطب:

 - يقوم كاتب الشطب بتسجيل الأصناف (الواردة والمنصرفة) في الدفاتر الخاصة به.

 - يقوم كاتب الشطب بالمراجعة والتأكد من صحة القيود كل ثلاثة أشهر وذلك بمطابقة الأصناف الموجودة بالدفاتر من حيث الكمية والقيمة مع الأصناف بدفاتر أمين المخزن ويوقع كاتب الشطب في دفاتر أمين المخزن بخانة الملاحظات على الباقي المبين والعكس.

خامساً: حفظ مواد التخزين: يتم حفظ الأصناف كل منها على حدة في الأماكن المخصصة لها حيث لا تتعرض للتلف أو الفقد أو الهلاك وتقسم الأصناف إلى ( مستديمة – مستهلكة ). سادساً: صرف الأصناف: - يتبع أمين المخزن الوارد أولاً ( ويراعي الصرف من الكمية التي قاربت مدة صلاحيتها على الانتهاء)..

 - يقوم أمين المخزن بملاحظة الحد الأدنى للأصناف لاتخاذ الإجراءات اللزمة لتموين المخزن من الأصناف التي تحتاجها الإدارة.

 - يقوم أمين المخزن برصد حركة كل صنف من واقع السجلات لمعرفة الأصناف الراكدة بالمخزن والأصناف بطيئة الصرف

. سابعاً: مراقبة العهد:

- يقوم مراقب العهد بعمل ملفات لكل موظف وعامل بالعهد المستلمة

. - يقوم مراقب العهد بعمل نقل عهدة في الحالات التي تتطلب النقل مثل (الإحالة على المعاش – إنتقال الموظف من إدارة إلى أخرى .... إلخ). - تسجيل الأصناف المستديمة في سجلات (118 ع.ح.م ). - يتم عمل محاضر جرد مفاجيء للمخازن كل شهر بمواعيد مختلفة. - يتم عمل جرد جشني للأختام كل شهر. ?

 • الجرد السنوي: - يقوم مراقب العهدة بعمل إقرار سنوي في نهاية كل سنة مالية للعهد الشخصية لأصناف المستديمة والمستهلكة والكهنة لكل موظف بإدارة الجامعة ووحداتها لبيان أن الأصناف التي بعهدتهم موجودة بالفعل وأنها بحالة جيدة.

 - يتم عمل جرد سنوي كل سنتين ماليتين للعهد الفرعية على مستوى جميع إدارات الجامعة.

- يتم عمل كشوف أرباب عهد لكل موظفي وعمال الجامعة كل سنة وذلك قبل انتهاء السنة المالية بنصف القيمة..

 - يقوم كاتب الشطب بالتعاون مع أمين المخزن بإعداد كشوف الجرد السنوي متضمنة البيانات الأساسية للعهدة من حيث الأصناف والكميات والسعر وتتولى لجنة الجرد بعد استلام كشوف الجرد جرد الأصناف صنفاً صنفاً وإثبات الأرصدة الموجودة فعلاً من واقع الجرد بكشوف الجرد وإظهار الفروق إن وجدت وتوقع الكشوف من أعضاء اللجنة.

- يوقع رئيس المخازن على كشوف الجرد بما يفيد إقراره بأن المواد المذكورة في هذه الكشوف تم جردها جرداً فعلياً.

- يتم إرسال صورة من كشوف الجرد إلى المديرية المالية.

• الختامي:

بعد الانتهاء من أعمال الجرد تقوم إدارة المخازن بعمل الختامي الخاص بالمخازن.